중국 공장 첫 송금 전 프로포마 인보이스 3분 체크 7가지

중국 공장과 첫 거래를 할 때 가장 급하게 느껴지는 순간은 결제 링크나 계좌를 받았을 때입니다. 샘플비나 계약금을 빨리 보내야 생산 순서를 잡아 준다는 말을 들으면, 대표는 계좌부터 확인하고 송금 버튼을 누르기 쉽습니다. 하지만 첫 송금 전에 프로포마 인보이스가 비어 있으면 나중에 같은 주문을 두고 서로 다른 말을 할 수 있습니다.

프로포마 인보이스는 단순한 견적서처럼 보이지만, 초보 사입자에게는 송금 전에 서로 같은 주문을 보고 있는지 확인하는 문서입니다. DHL은 상업송장에 발송 참조 정보, 거래 당사자 정보, 물품 설명과 금액이 들어가야 한다고 안내합니다. UPS도 상업송장 또는 프로포마 인보이스가 국경을 넘는 발송에서 수입 관리, 가격 평가, 관세 판단에 쓰이는 주요 서류라고 설명합니다. 관세청 수입통관 안내에서도 세관 확인이 필요한 경우 INVOICE, PACKING LIST, B/L, C/O 같은 서류 제출을 요구할 수 있다고 밝힙니다.

첫 송금 전에는 금액보다 7칸이 먼저입니다

처음 받은 프로포마 인보이스에서 총액만 맞는지 보면 위험합니다. 총액은 맞아도 공급자명, 품명, 규격, 수량, 인도조건, 납기, 수취계좌가 흐리면 주문 책임 범위가 흐려집니다. 총액이 맞다는 말은 주문 조건이 맞다는 뜻이 아닙니다.

송금 전에 먼저 볼 7칸은 아래와 같습니다.

칸	확인할 내용	비어 있으면 생기는 문제
공급자명	공장명, 담당자, 연락처, 사업자 정보	송금 대상과 실제 생산 주체가 달라질 수 있음
품명·규격	모델명, 색상, 사이즈, 구성품, 로고 여부	다른 옵션으로 생산되거나 샘플과 본주문 기준이 달라짐
수량	샘플 수량, 본주문 수량, 단위	개, 세트, 박스 단위가 섞임
단가·총액	통화, 단가, 총액, 추가비	몰드비, 포장비, 내륙운송비가 빠질 수 있음
인도조건	EXW, FOB, CIF 등 거래 조건	어디까지 공장 책임인지 불명확해짐
납기일	생산 완료일, 선적 예정일	“곧 가능”이라는 말만 남고 일정이 흔들림
수취계좌	계좌명, 은행명, 계좌번호, 변경 여부	계좌 변경 사기나 오입금 확인이 어려워짐

ICC는 Incoterms 규칙을 국내외 매매계약에서 쓰는 11개의 세 글자 거래 조건 표준으로 설명합니다. 따라서 “FOB인지, EXW인지, CIF인지”는 장식 문구가 아닙니다. 공장이 어디까지 비용과 절차를 맡는지 나누는 기준입니다.

계좌가 먼저 오면 결제를 잠시 멈춥니다

첫 거래에서 계좌 정보만 먼저 도착하는 경우가 있습니다. 이때 바로 송금하지 말고 프로포마 인보이스에 수취계좌가 같은 이름으로 들어가 있는지 확인합니다. 특히 기존 담당자와 다른 계좌, 개인 명의 계좌, 갑자기 바뀐 은행 정보가 오면 문서와 대화 기록이 일치하기 전까지 송금을 멈추는 편이 안전합니다.

공장에 보낼 문장은 길 필요가 없습니다.

송금 전 확인을 위해 프로포마 인보이스를 다시 부탁드립니다.
공급자명, 품명·규격, 수량, 단가·총액, 인도조건, 납기일, 수취계좌가 한 문서 안에 보이게 정리해 주세요.
계좌 정보가 변경된 경우 변경 사유와 기존 담당자 확인 메시지도 함께 보내 주세요.

이 문장은 공장을 의심하겠다는 뜻이 아닙니다. 서로 같은 주문을 보고 있는지 맞추겠다는 뜻입니다. 첫 거래일수록 말보다 문서가 나중에 남습니다.

품명과 규격은 통관 서류까지 이어집니다

초보 사입자는 품명을 “제품 이름” 정도로만 생각하기 쉽습니다. 하지만 실제 수입 단계에서는 품명, 규격, 수량, 금액, 포장 정보가 통관 서류와 맞아야 합니다. 관세청은 수입신고 내용의 정확성, 품명, 수량, 원산지표기, 상표권 위반 등을 검사 목적에 포함한다고 안내합니다. 그래서 프로포마 인보이스의 품명과 규격은 구매 메모가 아니라 이후 서류의 첫 기준입니다.

예를 들어 “USB fan”만 적힌 문서와 “rechargeable mini fan, 5V, white, logo printed, 200pcs”라고 적힌 문서는 다릅니다. 후자는 배터리, 표시, 로고, 수량, 포장 확인으로 이어질 수 있습니다. 제품에 KC, 원산지표시, 상표, 배터리, 식품 접촉 같은 민감 요소가 있으면 단순 품명만으로 넘기면 안 됩니다.

판게아에 넘길 때도 이 7칸이 상담 속도를 바꿉니다

판게아에 구매대행이나 무역대행 상담을 요청할 때 상품 링크만 보내면 다시 물어봐야 할 것이 많아집니다. 반대로 프로포마 인보이스 7칸이 있으면 배송대행으로 끝낼 일인지, 구매대행에서 공장 확인까지 맡겨야 하는지, 무역대행으로 서류와 조건을 같이 봐야 하는지 빠르게 나눌 수 있습니다.

판게아에 보낼 때는 아래처럼 정리하면 됩니다.

보내는 자료	같이 적을 메모
프로포마 인보이스 파일	송금 예정일과 결제 단계
제품 링크와 샘플 사진	실제 주문하려는 옵션
공장 대화 캡처	계좌 안내와 납기 답변
판매 채널	국내 판매 전 확인이 필요한 표시·인증 우려
희망 운송 방식	샘플, 소량, 본주문 중 어느 단계인지

이 자료는 모든 문제를 대신 해결해 달라는 자료가 아닙니다. 대표가 송금 전에 멈춰야 할 부분과 대행사가 확인할 부분을 나누는 기준입니다.

7칸 중 2칸 이상 비어 있으면 다시 요청합니다

송금 전 3분 동안 할 일은 어렵지 않습니다. 프로포마 인보이스를 열고 7칸을 표시합니다.

공급자명이 계좌명과 연결되는가.
품명과 규격이 실제 주문 옵션과 맞는가.
수량과 단위가 개, 세트, 박스 중 무엇인지 보이는가.
단가, 총액, 통화, 추가비가 분리되어 있는가.
인도조건과 도착지가 적혀 있는가.
생산 완료일이나 선적 예정일이 날짜로 적혀 있는가.
수취계좌가 문서와 채팅에서 같은가.

이 중 2칸 이상 비어 있으면 송금보다 재요청이 먼저입니다. 첫 거래에서 빠른 송금보다 중요한 것은 나중에 다시 확인할 수 있는 주문 기준입니다. 오늘 할 일은 공장을 설득하는 것이 아니라, 송금 전에 같은 주문을 같은 문서로 맞추는 일입니다.