중국 공장 첫 송금, 주문 당사자와 지급 조건이 비어 있으면 멈추세요

중국 공장이 샘플비나 계약금을 보내 달라며 프로포마 인보이스(PI)와 계좌를 보냈다. 총액과 계좌번호가 보이면 주문이 정리된 것처럼 느껴지지만, 품명은 채팅과 다르고 납기는 ASAP로만 적혀 있을 수 있다. 이때는 송금 속도보다 공장과 구매자가 같은 주문을 보고 있는지 한 문서에서 맞추는 일이 먼저다.

미국 국제무역청은 PI를 송장 형식의 견적으로 설명하며 판매자·구매자, 주문 참조, 품목, 단가와 합계, 인도조건, 지급조건, 예상 출고일, 견적 유효기간 등을 넣도록 안내한다. PI 한 장이 계약 이행이나 통관을 보장하지는 않는다. 다만 송금 전에 흩어진 대화를 주문 조건으로 바꾸는 기준점으로 쓸 수 있다.

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송금 버튼보다 PI 대조표가 먼저다

PI를 열면 총액부터 보지 말고 아래 네 묶음을 주문 채팅과 나란히 놓는다. 한쪽 기록에만 있는 조건은 아직 합의가 끝난 조건으로 보지 않는다. 공장에 다시 물어볼 항목과 은행·관세사·대행사에 확인할 항목을 나누기 위한 표다.

이 표는 모든 칸을 같은 사람이 확정하라는 뜻이 아니다. 공장은 주문과 생산 조건을 적고, 은행은 송금 정보와 절차를 안내하며, 관세사나 대행사는 수입·운송 자료를 검토한다. 대표가 할 일은 확인 주체가 다른 정보를 한 주문번호 아래 연결하는 것이다.

당사자와 제품을 먼저 같은 거래로 묶는다

판매자명, 수취인명, 공장 담당자명이 서로 다르다고 곧바로 문제 거래라고 단정할 수는 없다. 제조사와 무역회사, 결제 주체가 다를 수 있기 때문이다. 그러나 관계 설명 없이 이름만 다르면 송금 근거가 약하다. PI 번호와 주문 참조를 붙이고, 각 이름이 어떤 역할인지 서면으로 받는다.

제품도 storage box처럼 넓은 이름 하나로 끝내지 않는다. 모델, 소재, 색상, 치수, 구성품, 로고·패키지 여부를 주문 행에 붙인다. 수량에는 개, 세트, 박스 같은 단위를 함께 쓴다. 같은 총액이라도 단위나 옵션이 다르면 공장과 구매자가 서로 다른 주문을 계산했을 수 있다.

상업송장과 포장명세서가 만들어지는 선적 단계에는 더 많은 포장·중량 정보가 필요하다. 그 단계의 대조법은 중국 수입 인보이스와 패킹리스트 수정본 요청 순서에서 이어서 확인할 수 있다. 지금 PI에서 할 일은 나중 서류를 미리 완성하는 것이 아니라, 제품 행과 주문 참조가 바뀌지 않게 기준을 남기는 일이다.

가격 옆에는 통화·인도조건·지정 장소를 붙인다

단가와 합계가 맞아도 통화가 빠지거나 금형비·포장비·중국 내 운송비가 별도인지 보이지 않으면 지급 범위를 판단하기 어렵다. 품목별 단가, 수량, 합계, 별도 비용, 최종 송금 예정액을 같은 통화로 적는다. 환율과 은행 수수료는 PI 총액과 별개일 수 있으므로 송금 은행이나 결제 서비스의 실제 안내를 확인한다.

인코텀즈는 FOB, EXW, DDP 세 글자만 복사하지 않는다. 국제상업회의소는 인코텀즈가 매도자와 매수자의 업무, 위험 이전, 비용 부담을 나누는 규칙이라고 설명한다. 따라서 FOB Ningbo, Incoterms 2020처럼 조건과 지정 장소를 함께 적고, 실제 견적에서 운송·보험·통관 관련 업무와 비용을 누가 맡는지 문장으로 확인한다. 인코텀즈가 제품 사양, 지급 시점, 소유권, 분쟁 해결 등 계약의 모든 조건을 대신하지는 않는다.

별도 비용이 보인다면 곧바로 중복 청구로 결론 내리지 말고 중국 공장 견적과 인코텀즈의 비용 범위 대조법처럼 비용명, 구간, 지급자, 처리자를 나눠 본다.

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빠진 항목은 한 번에 수정 요청한다

채팅에서 질문을 하나씩 보내면 마지막 답이 PI에 반영되지 않을 수 있다. 빠진 항목과 충돌한 항목을 표시한 뒤 수정본 한 장을 요청한다. 아래 문구에서 대괄호만 바꾸면 된다.

송금 전 주문 조건 확인을 위해 수정 PI를 부탁드립니다.
판매자·구매자명과 PI 번호, [제품명·모델·옵션], [수량·단위], [통화·단가·합계], [인코텀즈와 지정 장소], [지급 단계], [예상 출고일·유효기간]을 한 문서에 반영해 주세요.
수취인명이 판매자명과 다르면 두 주체의 관계와 이 주문의 결제 계좌라는 확인도 기존 연락처로 보내 주세요.

수정본을 받으면 원본을 덮어쓰지 않는다. 파일명에 PI 번호와 날짜를 넣고, 무엇이 바뀌었는지 한 줄 메모를 남긴다. 제품 사양이나 금액이 바뀌었다면 관련 채팅 캡처와 승인자도 함께 보관한다. 이 기록은 분쟁 결과를 보장하는 증거가 아니라, 나중에 어떤 조건을 확인했는지 되짚는 작업 기록이다.

충돌이 남으면 송금 대신 확인 상대를 정한다

다음 중 하나라도 설명되지 않으면 송금보다 수정·확인이 먼저다.

• PI의 판매자·구매자·주문 참조가 실제 거래 기록과 연결되지 않는다.
• 품명·옵션·수량·통화·합계 중 서로 다른 값이 남아 있다.
• 인도조건에 지정 장소가 없거나 포함·별도 비용의 담당자가 설명되지 않는다.
• 수취인이나 은행 정보가 바뀌었는데 기존에 쓰던 연락처로 독립 확인하지 못했다.
• 예상 출고일과 지급 단계가 곧, 전액 먼저 같은 말로만 남아 있다.

특히 계좌 변경은 같은 메시지에 답장하는 것만으로 끝내지 않는다. 영국 국가범죄청은 청구서·계좌 정보 변경이나 긴급 지급 압박을 확인하고, 이전에 사용한 진짜 공급처 연락처로 송금 전에 검증하라고 안내한다. 구체적인 절차는 중국 공급처 계좌 변경 시 이전 연락처로 재확인하는 법을 따른다.

관세청은 수입신고 심사에서 필요할 때 INVOICE, PACKING LIST, B/L, C/O 등을 요구하고 품명·수량 같은 신고 내용의 정확성을 확인한다고 안내한다. 그렇다고 PI만 보고 개별 제품의 품목분류, 인증, 세금, 통관 가능 여부를 결정할 수는 없다. 제품의 용도·재질·기능·사진을 준비해 관세사나 관련 기관에 확인하고, 은행 송금 조건은 이용 은행에 확인한다.

판게아로지스틱스의 구매·무역대행 범위를 확인하려면 PI와 제품 링크만 보내지 말고 제품 사양, 목표 수량, 예산, 희망 납기, 샘플·QC 기준을 함께 준비한다. 판게아로지스틱스 대행 서비스의 가능 업무와 견적, 검수·통관·책임 범위는 신청 전 안내와 상담에서 확인해야 한다.

오늘 할 일은 PI를 완벽한 계약서로 만드는 일이 아니다. 주문 대화와 PI가 같은 당사자·제품·가격·인도·지급 조건을 가리키는지 표시하고, 다른 부분을 한 번에 수정 요청하는 일이다.

참고 자료

• Pro Forma Invoice - U.S. International Trade Administration
• Common Export Documents - U.S. International Trade Administration
• 수입 통관 - 관세청
• Incoterms® and Commercial Contracts - International Chamber of Commerce
• NCA and NatWest launch campaign to protect against Invoice Fraud in business - UK National Crime Agency

이 글은 중국 소싱과 무역·물류 실무의 일반 정보 제공 목적입니다. 거래 조건, 비용, 납기, 책임 범위는 공급처와 계약, 물동 상황에 따라 달라질 수 있으므로 결제·계약 전 견적서와 계약 조건, 공식 안내를 확인하세요.